Politika zasebnosti

Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, uporabnike storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Mestnim muzejem Idrija (v nadaljevanju: »organizacija«) o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja naša organizacija.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov: Mestni muzej Idrija, muzej za Idrijsko in Cerkljansko  Prelovčeva 9, 5280 Idrija e-pošta: tajnistvo@muzej-idrija-cerkno.si telefon: 05 37 26 600 spletna stran: https://www.muzej-idrija-cerkno.si/

Pooblaščena oseba za varstvo podatkov: DATAINFO.SI, d.o.o. Tržaška cesta 85, SI-2000 Maribor e-pošta: dpo@datainfo.si telefon: +386 (0) 2 620 4 300 Spletna stran: www.datainfo.si

1) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

2) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

Organizacija zbira in obdeluje vaše osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

• obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
• obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
• obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
• posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
• obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

2.1) Izpolnitev zakonske obveznosti

Na osnovi določil v zakonu organizacija obdeluje podatke o svojih zaposlenih, kar omogoča delovnopravna in socialnovarstvena zakonodaja. Organizacija na podlagi zakonske obveznosti za namene zaposlovanja obdeluje predvsem naslednje vrste osebnih podatkov: ime in priimek, spol, datum rojstva, EMŠO, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče ipd. Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov posameznikov pa je tudi: Zakon o uresničevanju javnega interesa za kulturo, Zakon o spodbujanju razvoja turizma, Zakon o knjižničarstvu, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, Zakon o zagotavljanju sredstev za nekatere nujne programe Republike Slovenije v kulturi in druga zakonodaja s področja kulture. V omejenih primerih je v organizaciji dopustna obdelava osebnih podatkov tudi na osnovi javnega interesa. Vsi veljavni področni predpisi s področja so zbrani na spletni strani pristojnega ministrstva: https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-kulturo/zakonodaja/.

2.2) Izvajanje pogodbe

V primeru, ko posameznik z organizacijo sklene določeno pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke smemo tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. vodniška služba, prodaja izdelkov, publikacij, spominkov na recepcijah MMI, čiščenje prostorov, prodaja vstopnic, odkup muzejskega gradiva, prejem muzejskega gradiva, ipd. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, organizacija ne more skleniti pogodbe, prav tako vam organizacija ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Organizacija lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti posameznike in uporabnike njenih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih o storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov organizacije.

2.3) Zakoniti interes

Organizacija lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa organizacija vedno opravi presojo skladno s Splošno uredbo. Obdelava osebnih podatkov posameznikov za namene neposrednega trženja se šteje za opravljeno v zakonitem interesu. Organizacija lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev, obveščanja o ugodnostih, dogodkih ipd. Za dosego teh namenov lahko organizacija uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko organizacija obdeluje naslednje osebne podatke posameznikov: ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte. Navedene osebne podatke lahko za namene neposrednega trženja organizacija obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu, ali kot zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov organizacije.

2.4) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

V kolikor organizacija nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti ali zakonitega interesa, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

• naslov prebivališča in naslov elektronske pošte za namene obveščanja in komunikacije;
• fotografije, video posnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani organizacije) za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih organizacije;
• druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov organizacije. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

2.5) Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika

Organizacija lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko organizacija poišče osebni dokument posameznika, preveri ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar organizacija ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

3) Hramba in izbris osebnih podatkov

Organizacija bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor organizacija podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo za časa sodelovanja z organizacijo, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, organizacija hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in organizacijo do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani organizacija podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih organizacija obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo organizacija hranila do preklica privolitve ali do zahteve do izbrisa podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. Organizacija lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon. V primeru uveljavljanja pravic posameznika organizacija hrani osebne podatke tega posameznika, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno, po pravnomočnosti pa skladno s pravnomočno odločitvijo v zadevi.

Izjemoma lahko organizacija zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot so našteti: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni in izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora organizacija osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

4) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

Organizacija lahko posamezne  osebne podatke na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisan v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje organizacija so predvsem:

• računovodske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
• vzdrževalci infrastrukture (videonadzor, varnostne storitve);
• vzdrževalci informacijskih sistemov;
• ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (npr., Microsoft, Google);
• ponudniki družabnih omrežij in spletnega oglaševanja (Google, Facebook, Instagram ipd.).

Organizacija v nobenem primeru ne bo posredovala osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil organizacije in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

Organizacija kot upravljavec in njeni zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA, pri so čemer razmerja s pogodbenimi obdelovalci iz ZDA urejena na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (tipske pogodbe, ki jih je sprejela Evropska komisija) in/ali zavezujočih poslovnih pravil (ki jih sprejme organizacija in potrdijo nadzorni organi v EU).

Organizacija za namene boljšega pregleda in nadzora nad pogodbenimi obdelovalci in urejenosti medsebojnega pogodbenega razmerja, vodi seznam pogodbenih obdelovalcev, v katerem  so navedeni vsi konkretni pogodbeni obdelovalci, s katerimi organizacija sodeluje.

5) Posredovanje osebnih podatkov

 

Organizacija kot upravljavec osebnih podatkov posreduje te osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam pod pogojem, da je za posredovanje podatkov izkazana ustrezna pravna podlaga in na podlagi utemeljene pisne zahteve, po veljavni zakonodaji varstva osebnih podatkov. Zahteva za posredovanje podatkov mora vsebovati: podatke in podpis vlagatelja oz.pooblaščene osebe vlagatelja, konkretno pravno podlago za pridobitev podatkov, namen in razloge pridobitve, vrste zahtevanih podatkov, obliko in način pridobitve podatkov in identifikacijo zadeve, za katero se podatki potrebujejo ter navedbo organa, ki jo obravnava. Organizacija bo osebne podatke posredovala vlagatelju v roku 15 dni od prejema popolne zahteve oz. bo vlagatelja v tem roku seznanila z razlogi za zavrnitev posredovanja podatkov.

6) Piškotki

Spletna stran organizacije deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Ob vstopu na spletno stran se na napravo naložijo samo tisti piškotki, ki so nujno potrebni za delovanje spletne strani. Ostali piškotki se bodo naložili samo s posameznikovo privolitvijo, ki jo posameznik poda v obvestilu ob vstopu na spletno stran. Nastavitve lahko posameznik kadarkoli spremeni in piškotke izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

Spletna stran organizacije uporablja naslednje piškotke:

Ime piškotka	Čas trajanja	Funkcija
_ga	2 leti	Uporablja se za razlikovanje uporabnikov z dodelitvijo naključno generirane številke kot identifikatorja uporabnika.
_ga_#	2 leti	Uporablja se za razlikovanje uporabnikov v Google Analytics, podobno kot piškotek _ga, vendar z drugačno strukturo identifikatorja.
_gat	1 minuta	Uporablja se za omejevanje hitrosti zahteve, kar zmanjšuje količino podatkov, ki jih Google zabeleži na spletnih mestih z velikim prometom.
_gid	24 ur	Uporablja se za razlikovanje uporabnikov in združevanje aktivnosti seje za določenega uporabnika. Pomaga slediti navigaciji uporabnika po spletnem mestu v kratkem času.
Ads/ga-audiences	Sejni (piškotek poteče ob koncu brskalne seje)	Uporablja ga Google AdWords za ponovno vključevanje obiskovalcev na podlagi spletnega vedenja obiskovalca na različnih spletnih mestih.
tracking_permission_displayed		Uporablja se za označevanje, ali je bilo uporabniku že prikazano obvestilo o piškotkih. Tako spletno mesto ve, ali mora uporabniku ponovno prikazati obvestilo ali ne.
Wp-Settings-Time	1 leto	za shranjevanje uporabniških nastavitev

7) Videonadzor

V organizaciji Mestni muzej Idrija izvajamo videonadzor. S pomočjo videonadzora (kamere so nameščene v razstavnih prostorih gradu Gewerkenegg, v vseh barakah v Partizanski bolnici Franja v Dolenjih Novakih, na Idrijski Kamšti in v Depoju Barbare b. št.) spremljamo vstope v prostore in izstope iz njih (na podlagi 77. člena ZVOP-2). Videonadzor pa izvajamo tudi za namen varovanja posameznikov (uporabnikov, zaposlenih in obiskovalcev) ter premoženja organizacije (na podlagi zakonitega interesa, kot ga določa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe, v povezavi s 76. in naslednjimi členi ZVOP-2).  Videonadzor nam bo v pomoč pri odkrivanju, obravnavi ali reševanju incidenčnih oz. izrednih dogodkov, kaznivih dejanj, odškodninskih ali drugih zahtevkov. Posnetki se hranijo v nadzornem centru muzeja 14 dni. Po tem poteku se avtomatsko brišejo. Videonadzora ne izvajamo na način, ki bi imel poseben vpliv obdelave. Prav tako videonadzor ne omogoča neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo. / Videonadzor omogoča spremljanje dogajanja v živo s strani pooblaščene osebe. Vse informacije glede izvajanja videonadzora lahko pridobite na telefonski številki oz. elektronskem naslovu organizacije. Pravice posameznikov so opisane v tej Politiki zasebnosti. Dodatna vprašanja lahko naslovite tudi na pooblaščeno osebo za varstvo podatkov.«

8) Varovanje podatkov in točnost podatkov

Organizacija skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom. Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni.

Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni. Organizacija se bo trudila, da bodo osebni podatki, ki jih obdeluje, točni in po potrebi ažurirani, občasno se lahko obrne na posameznika za potrditev točnosti osebnih podatkov.

9) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe in veljavne zakonodaje varstva osebnih podatkov.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov organizacije. O zahtevi, ki se nanaša na pravice posameznika, bo organizacija odločala na podlagi zakona, ki ureja splošni upravni postopek, v roku enega meseca od prejema zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik obveščen, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko organizacija zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko organizacija zahtevo tudi zavrne. V primeru dvoma o identiteti posameznika se lahko zahteva dodatne informacije, ki jih organizacija potrebuje za ugotovitev identitete.

V kolikor je zahteva posameznika utemljena, bo organizacija ugodila zahtevi in posameznika seznanila z odločitivjo. V primeru, da zahtevi posameznika ne bo ugodeno, bo organizacija izdala odločbo v skladu z zakonom, ki ureja splošni upravni postopek. Organizacija bo v odločbi posameznika seznanila tudi z informacijo o  pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od vročitve odločbe.

Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu Dunajska 22, 1000 Ljubljana (e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).

Politiko zasebnosti je sprejel direktor Mestnega muzeja Idrija, dr. Miha Kosmač dne, 1. 8. 2023.